Een ode aan de out-of-office

Even lekker met vakantie. Hop, out-of-office aan en gaan! Goede kans dat je niet lang nadenkt over wat je in die out-of-office zet. En da’s zonde, want ook je out-of-office is een contactmoment met je klanten, en dus een kans voor je marketing. Tijd voor een ode aan de out-of-office.  

Die saaie out-of-office…

De out-of-office: het is dat automatische mailtje dat we zo veelvuldig ontvangen in vakantieperiodes. Een kort, formeel berichtje waarin mensen ons vertellen dat ze er even niet zijn. De standaardingrediënten zijn (i) de onderwerpregel die ‘afwezig’ zegt, (ii) de mededeling dat je er niet bent, (iii) de reden van je afwezigheid, (iv) wanneer je er weer bent en (v) waar de mailer tijdens jouw afwezigheid terechtkan.

Lekker efficiënt, zo’n standaardbericht, maar ook ontzettend saai. Bij de ontvanger (jouw klant) zorgt het vooral voor verveling. Waarom? Omdat de routine waarmee jij ‘m schrijft, de routine is waarmee jouw klant ‘m verwijdert. Wil je het meeste uit je marketing halen, dan moet je dus ook aan de bak met die ogenschijnlijk betekenisloze out-of-office. Tijd om te kijken wat je als zzp’er allemaal met je out-of-office kan.

Out-of-office als zzp’er: ja of nee?

Om te beginnen: doe je er als zzp’er goed aan om een out-of-office in te stellen? Een kleine rondvraag onder collega-zzp’ers leert me dat lang niet elke zzp’er gebruikmaakt van de afwezigheidsassistent. Daarvoor werden drie redenen genoemd:

• Inbraakgevoeligheid: is het vestigingsadres van je bedrijf hetzelfde als je woonadres? Dan is dat via de KVK eenvoudig te achterhalen. Een out-of-office wordt gezien als uitnodiging voor dieven. Beter dus om niet via openbare kanalen te laten weten dat je huis leeg is.  
• Bereikbaarheid: deze zzp’ers willen op de hoogte blijven van wat er speelt, spoedzaken kunnen afhandelen en snel kunnen reageren als net die ene fantastische klus voorbijkomt. Ook tijdens hun vakantie checken ze daarom met een half oog of ze geen Belangrijke Zaken missen.
• Overbodigheid: ze laten via andere kanalen weten dat ze er niet zijn. Een out-of-office-mail is dan niet meer nodig (zie kader).

Toch kiest het grootste deel van de zzp’ers wel voor een out-of-office. Je laptop even helemaal dicht kunnen klappen, wat afstand nemen van je werk en duidelijk communiceren dat je er niet bent (verwachtingsmanagement): dat zijn de belangrijkste redenen om die automatische mail aan te zetten. En daar voeg ik graag aan toe: je out-of-office als kans voor je marketing.

Je out-of-office als marketingtool

De basis van marketing is je onderscheiden. Niet door rare fratsen uit te halen, wel door constant via alles wat je zegt, doet of communiceert te laten zien wie je bent en waar je voor staat. Want dáárom werken mensen met jou samen. Jouw out-of-office is daar net zo goed onderdeel van. Mits je de standaard loslaat, want dan doet je out-of-office dit:

• Je valt op, waardoor mensen je beter onthouden. Wie onthouden wordt, verkoopt;
• Het plaatje klopt: je out-of-office voelt hetzelfde als wanneer je klanten met je praten of mailen.
• Je doorbreekt de sleur van de dag door met je persoonlijkheid de mailbox van je klant in te vliegen – gezellig en verrassend.

Overtuigd om wat te doen aan die muffe standaardtekst? Mooi. Rest nog één vraag: hoe schrijf je zo’n bericht?

Het bericht zelf

Je kunt niet zonder de standaardingrediënten van een out of office. Dat is de informatie die jouw klant wil lezen in je bericht. Maar het is de toon die de muziek maakt. Dus kijk en huiver hoe je je creativiteit hierop los kan laten:

1: de onderwerpregel

De onderwerpregel voor je out-of-office is de aandachtstrekker die uitnodigt verder te lezen. Hij moet daarom, net als een titel, opvallend, verrassend, en toch duidelijk zijn. ‘Afwezig’ is wel duidelijk, maar zeker niet uitnodigend en opvallend. Je onderwerp anders formuleren is eenvoudiger dan je denkt: steek ‘m positief in en richt je op de oplossing in plaats van jouw afwezigheid. Denk aan onderwerpregels als ‘Ontvangen!’, ‘Op 5 januari ben ik er weer’ of ‘Terug voor je chocolademelk kunt zeggen’.

2 en 3: laten weten dat je er niet bent en waarom

Ook dit kun je speelser opschrijven dan “Tot en met dan en dan ben ik met vakantie”. Jouw vakantie levendig maken, inkleuren en een tipje van de sluier oplichten is al leuker voor je klant om te lezen. Het spreekt tot de verbeelding en vertelt iets over wie jij bent. Zeg bijvoorbeeld dat je tot dan en dan warme chocolademelk drinkt bij de kerstboom. Of wandelt door de winterse bergen van Oostenrijk. Of gestrest in de keuken dat vreselijke kerstdiner bereidt. Maak er jouw verhaal van.

4: wanneer je er weer bent

Standaard staat er iets als ‘Dan en dan ben ik er weer en kom ik zo spoedig mogelijk bij je terug.’ Dat kan vrolijker, zodat jij en je klant zelfs uitkijken naar die dag: “Dan en dan ben ik er weer én vind ik het leuk je weer te spreken. Je hoort van me!”

5: waar je klant terechtkan tijdens jouw afwezigheid

Als zzp’er heb je niet altijd een achterwacht. Dit maakt ‘wat mensen in de tussentijd kunnen doen’ vaak teleurstellend voor de lezer (niks, behalve afwachten) of teleurstellend voor jou (jij voelt je genoodzaakt bereikbaar te blijven). Maar ook hier kun je creatiever zijn: echt afwezig zijn zónder je klant aan zijn of haar lot over te laten. Hoe? Wijs op de plek waar hij of zij inspiratie, informatie en een vleugje van jou kan vinden tijdens je afwezigheid. Denk aan je blogs, een weggever, een e-book, een webinar of een podcast. Je lezer klikt door en jij prijst je diensten, blogs of weggever aan. En dat terwijl je gewoon warme chocolademelk zit te drinken bij de kerstboom.

Terug van weggeweest

Zie je out-of-office dus net zo goed als een contactmoment met je klanten. Speel, experimenteer en ontdek wat voor soort bericht bij jou past. Wees daarbij niet bang om de regels los te laten. Want als het om de out-of-office gaat, is er maar één echte regel: vergeet ‘m niet uit te zetten wanneer je weer terug bent.

---

Deze blog verscheen eerder als artikel in editie 05/06, jaargang 27 van Tekstblad, hét tijdschrift over tekst en communicatie.